Crescita personale: imparare a gestire il tempo per combattere lo stress

Che tu sia uno studente in cerca di equilibrio tra studio e vita personale, o un professionista desideroso di massimizzare la produttività, la gestione del tempo riveste un ruolo cruciale. Non solo ti consente di completare un maggior numero di obiettivi, ma contribuisce anche a mitigare lo stress e l’ansia.

Esistono vari approcci e metodi per padroneggiare questa abilità. Si può iniziare con la creazione di una lista delle attività da svolgere, sia su carta, sia in formato digitale sul computer o smartphone, oppure utilizzando app specializzate. Imparare a gestire il tempo in modo efficace è fondamentale per favorire la crescita personale e professionale. Per chiunque si avvicini alla sfida della gestione del tempo, è importante comprendere che trovare il metodo ideale richiederà tempo e una certa dose di sperimentazione. Un consiglio prezioso per garantire la sostenibilità di un metodo è quello di evitare eccessiva complessità. Ecco alcuni passi per trovare un approccio duraturo e pragmatico [1]: 

• Crea diverse liste: Evita l’oppressione di un’unica lista contenente tutte le tue attività quotidiane. Suddividi le tue responsabilità in liste mirate. Ad esempio, dedica una lista al lavoro, una alla spesa e alle faccende domestiche, e magari un’altra alle attività di tempo libero o sociali;
• Adotta obiettivi smart: Le voci nella tua lista delle cose da fare devono essere Specifiche, Misurabili, Raggiungibili, Pertinenti e Temporizzate (SMART). Invece di scrivere “Tasse”, potresti dettagliare con “Raccogli documenti per le tasse del 2024” o, al posto di “Esercizio”, inserire “Cammina per 30 minuti”. Questo rende gli obiettivi più chiari e gestibili;
• Limita le attività giornaliere: Imposta un numero ragionevole di attività nella tua lista quotidiana, tenendo conto delle tue reali possibilità di completarle. Se non riesci a concludere un’attività, spostala al primo posto nella lista del giorno successivo;
• Distingui gli obiettivi a lungo termine: Scrivi i tuoi obiettivi a lungo termine in un documento separato dalla tua lista delle cose da fare quotidiane. In questo modo, potrai riflettere meglio se le tue azioni quotidiane contribuiscono al raggiungimento dei tuoi obiettivi più ampi.

 I metodi di gestione del tempo più usati

 Tra le tecniche di gestione del tempo più conosciute e utilizzate troviamo la Matrice di Eisenhower, che prende il nome dal Presidente degli Stati Uniti, e in particolare dalla celebre affermazione: “Ciò che è importante è raramente urgente. Ciò che è urgente è raramente importante”.

Secondo la filosofia della Matrice di Eisenhower, le attività che richiedono una risposta immediata, come fissare una riunione, inviare una mail o effettuare una telefonata, tendono a essere meno cruciali a lungo termine. Al contrario, le attività che sono meno pressanti nel momento presente, come la pianificazione di una strategia o la stesura di un piano aziendale, rivestono una maggiore importanza per il futuro.

La matrice di Eisenhower, conosciuta anche come Matrice di Covey, si divide in: 

• Quadrante 1 – Importante/Urgente: Questo quadrante comprende attività e compiti di alta importanza che richiedono una risposta immediata. Sono situazioni che non possono essere procrastinate o delegate, ma devono essere affrontate al più presto.
• Quadrante 2 – Importante/Non urgente: Qui troviamo attività altamente importanti, ma che possono essere programmate e pianificate in anticipo. Questo quadrante rappresenta l’area dove si dovrebbe concentrare gran parte del proprio tempo per evitare situazioni di emergenza.
• Quadrante 3 – Non importante/Urgente: Questo quadrante include attività che possono sembrare urgenti, ma non sono intrinsecamente importanti per i tuoi obiettivi principali. Spesso queste attività possono essere delegate ad altri per liberare il tuo tempo.
• Quadrante 4 – Non importante/Non urgente: In questo quadrante si trovano attività che hanno scarso o nessun valore, spesso costituendo distrazioni. L’obiettivo qui è eliminarle o ridurle al minimo per concentrarsi su ciò che è veramente significativo.

La tecnica del Pomodoro, un metodo di gestione del tempo ampiamente diffuso, si basa sulla suddivisione del tempo in brevi blocchi chiamati “pomodori”. Ecco come funziona: nella sua forma classica, si dedica un’intensa attenzione a un compito specifico per 25 minuti consecutivi, senza distrazioni né pause. Una volta scaduti i 25 minuti, ci si concede una breve pausa di 5 minuti.

Per tenere traccia del tempo, è possibile utilizzare un timer sul computer o un’app sul telefono. Dopo aver completato quattro blocchi da 25 minuti (quattro pomodori), è consigliabile concedersi una pausa più lunga, solitamente compresa tra i 15 e i 30 minuti.

Durante queste pause più lunghe, è importante alzarsi dalla sedia, bere un po’ d’acqua e fare qualche esercizio di stretching per ricaricare le energie e tornare alla scrivania più freschi e concentrati.

Tra le tecniche di gestione del tempo più diffuse spicca il principio di Pareto, noto anche come la regola dell’80/20: sostiene che l’80% dei risultati possa essere ottenuto concentrando lo sforzo sul 20% delle attività. Nell’ambito della gestione del tempo, questa filosofia si traduce nell’importanza di focalizzarsi sulle attività che generano i risultati più significativi, relegando o addirittura eliminando quelle che contribuiscono in misura minore.

In altre parole, identificare e dedicare tempo alle attività di alto valore può portare a un aumento significativo della produttività e dell’efficacia. Questo principio aiuta a discernere tra ciò che è essenziale per raggiungere gli obiettivi e ciò che può essere sacrificato o rimandato.

 Fonte:

[1] Schrager SB. Improving Time Management Through Modern-Day To-Do Lists. Fam Pract Manag. 2022;29(1):5-6.